Conditions d'utilisation

Date de dernière mise à jour : 21 juin 2022
Date de publication : 13 janvier 2021
Date d’entrée en vigueur : 25 novembre 2020

1. Généralités

Champ d’application

Les présentes conditions générales d’utilisation Addmin (ci-après « CGU ») règlent les rapports contractuels entre Addmin SA (Avenue de Rumine 20, 1005 Lausanne, Suisse) et vous, en votre qualité d’utilisateur du site web WWW.ADDMIN.COM, de l’application mobile Addmin, de la plateforme Addmin et/ou des prestations basées sur cette dernière ou tout autre type de prestation, inclus sans s’y limiter: l’aide à la gestion administrative et l'organisation documentaires des entreprises et particuliers (ci-après nommées collectivement “Addmin”).

Les désignations de personnes se rapportent aussi bien aux hommes qu’aux femmes, ainsi qu’à des groupes de personnes.

Les présentes conditions générales d'utilisation sont rédigées en français et traduites dans d'autres langues. En cas de contradictions, la version française prévaut.

2. Services Addmin

Addmin est destiné à faciliter la création, le traitement et l’organisation des documents.

Grâce à Addmin, l’utilisateur peut créer, classer et gérer ses propres documents ainsi que partager ces derniers avec ses contacts de manière sûre et confidentielle. Les services de base sont les suivantes :

- Aide à la configuration de dossiers personnels via la section “Mes dossiers” ;
- Numérisation des documents papiers au travers d’un scanner mobile ;
- Réception de documents au format pdf par email via l’adresse e-mail Addmin ;
- Traitement, classement, consultations et transfert de documents ;
- Envoi et partage de documents à des adresses e-mail externes à Addmin ;
- Reconnaissance de texte et suggestion de classification automatique ;
- Suivi de l’activité effectuées sur vos documents, y compris par vos contacts ;
- Archivage au format PDF/A valide pour l’archivage à long terme ;
- Signature électronique de documents* ;

‍
*disponibles prochainement.

Le fonctionnement de Addmin ainsi que la description des services proposés sont décrits plus en détails sur notre site web WWW.ADDMIN.COM.

2.1 Conditions d'accès et d'inscription

Pour utiliser Addmin, vous devez être âgé d’au moins 18 ans, être capable juridiquement de contracter, vous inscrire et utiliser Addmin conformément aux présentes CGU. Toute utilisation de Addmin est soumise à l’acceptation préalable et sans réserve par vos soins, en cliquant dans la case idoine, des présentes CGU. Les CGU font partie intégrante du contrat. Pour s’inscrire, vous avez besoin d’une adresse e-mail, d’un accès Internet et de définir un prénom associé à votre compte. Vous garantissez la véracité et l’exactitude des informations fournies.

Nous nous réservons le droit d’annuler ou de refuser toute souscription (inscription – renouvellement d’abonnement – modification d’abonnement et tout autre service) d’un utilisateur, ce sans motif.

Les équipements (ordinateurs, logiciels etc.) et les frais y relatifs permettant l’accès à Addmin sont à votre charge. En cas de modification d’informations de votre profil (nom, adresse e-mail, etc.), vous devez procéder vous-même à la mise à jour de vos informations personnelles dans la rubrique « Mon Addmin ».

2.2 Accès à la plateforme

Vous pouvez accéder à la plateforme Addmin via l’application mobile Addmin. La plateforme Addmin est disponible exclusivement via des connexions https sécurisées. Chaque compte Addmin est attribué à un utilisateur unique. Il ne peut pas y avoir plusieurs ayants-droits d’un compte Addmin. L’authentification de l’utilisateur est toujours basée sur le login avec mot de passe et/ou code d’accès, identification par empreinte digitale ou FaceID et peut être renforcé par un facteur à double authentification. Vos données d’accès sont strictement personnelles et confidentielles et ne doivent pas être communiquées ni partagées avec des tiers.

2.3 Tarification et offre

Addmin est disponible gratuitement et n'inclût pas de limitation, notamment mais sans s'y limiter, au nombre de documents ajoutés sur la plateforme ainsi que les espaces (gigabites) utilisés. En cas d’usage excessif, Addmin peut, à sa libre appréciation, fixer des limitations de quantités ou prendre d’autres mesures tel que la participation aux frais de stockage. Il est notamment prévu de limiter le stockage pour les comptes gratuits et de proposer des stockages sur des plateformes tierces de service cloud pour la sauvegarde de documents et fichiers.

Des versions payantes sous formes d'abonnements mensuels ou annuels, suivant les mêmes principes, sont également disponibles et permettent l'accès avancé à des fonctionnalités telles que la classification, l'extraction de données sur les documents ou encore l'édition de documents par plusieurs utilisateurs. Certaines fonctionnalités sont facturées à l'utilisation et Addmin propose des services d'assistance au démarrage, configuration de compte et suivi d'utilisation. L'utilisateur est libre de conclure un abonnement, de ne conserver que les fonctionnalités gratuites ou de supprimer son compte.

3. Traitement des documents

3.1 Création de documents

Chaque document est importé, scanné ou réceptionné par email dans l’application par l’utilisateur. Il est ensuite stocké sur la plateforme. De sa création à sa suppression, le document est à disposition exclusive de l’utilisateur, à moins que ce dernier n’effectue des actions de partage comme décrit ci-après. Personne n'accède à vos documents sans votre consentement.

Les documents sont automatiquement convertis en format PDF/A, qui garantit l'archivage et la conservation à long terme des documents numériques. 

3.2 Gestion de documents

Tous les documents se trouvant dans un compte Addmin sont gérés exclusivement par vos soins. Nous proposons à cet effet diverses possibilités d’organisation. Indépendamment des possibilités d’organisation personnelles choisies, nous proposons des fonctionnalités d’accompagnement de l’organisation, notamment au travers de la mise en place de rappels personnalisés.

3.3 Partage de documents entre utilisateurs

Vous pouvez autoriser d’autres personnes ayant un compte Addmin à accéder à tout ou une partie de vos documents en lui accordant un droit d’accès. Vous pouvez modifier ou supprimer ce droit d’accès en tout temps directement dans l’application Addmin, sous « Mon Addmin » ou via la page de traitement du document directement.

3.4 Transmission de documents et relations hors de la plateforme

Vous pouvez partager des documents à des personnes externes à Addmin (non utilisateurs) via la création d’un lien de téléchargement. Ce dernier peut être envoyé par e-mail depuis la plateforme Addmin ou directement copié à des fins de partage sur d’autres plateformes (exemple : WhatsApp). Dans ce contexte, l’utilisateur crée un lien de partage publique, à savoir accessible par toute personne disposant du lien.

3.5 Suppression de documents

L’utilisateur peut demander la suppression de ses documents et données personnelles. Addmin comprend un ordre de suppression par l’utilisateur comme un mandat irrévocable de supprimer définitivement le document. Aucune copie n’est conservée. D’éventuelles obligations légales ou contractuelles de conservation des documents relèvent de la responsabilité générale de Addmin et de l’utilisateur.

3.6 Sauvegarde et stockage

Des sauvegardes sont effectuées quotidiennement. La rétention est actuellement fixée à 180 jours. Comme Addmin n'a pas la capacité d'accéder aux bases de données utilisateurs, une telle action est légalement soumise à décharge par le client et gérée par les prestataires informatiques de Addmin, moyennant des frais supplémentaires non compris dans l'offre.

4. Journal d'activités

Addmin enregistre divers processus dans le cycle de vie d’un document dans le “Journal d’activités”, disponible dans la partie “Compte”. Par exemple : ajout, modification, réception ou encore partage d’un document. Ces enregistrements peuvent être consultés dans leur totalité par l’utilisateur, en tout temps.

5. Stockage et sécurité

Addmin a recours aux services de sociétés tierces de confiance qui l’aident à assurer, améliorer, protéger et promouvoir ses Services. Nous restons responsables du traitement de vos informations par ces tiers conformément à nos instructions. Ces tiers, essentiellement des sociétés informatiques, sont les suivantes :

a) Pryv SA : Fournisseur de solution de gestion des données personnelles, basé à l’Avenue du Moulin 5, 1110 Morges, Suisse, est notre partenaire pour vous assurer la bonne conformité de la gestion de vos données personnelles.

b) Dotbase SA: Fournisseur de solutions de maintenance et sécurité informatique, basé au Rte des Acacias 25, 1227 Les Acacias, Suisse, est notre partenaire informatique pour la gestion de l'hébergement Cloud.

c) Infomaniak SA : Fournisseur d’hébergement et stockage sécurisé de données Cloud, basé à Rue Eugène-Marziano 25, Suisse, est notre partenaire informatique pour le stockage sécurisé de vos données.

d) Parashift AG : Fournisseur de solution d’extraction automatique d’information de document, basée à Hauptstrasse 134, 4450 Sissach, Suisse, est notre partenaire pour faciliter l’extraction de documents et automatisé le traitement et la classification de vos documents.Finalité du traitement : Classement automatisé. Afin de pouvoir vous suggérer des classifications, nous devons également partager de manière éphémère votre document avec notre partenaire qui extrait les informations du document.

e) Google Analytics & Firebase : Fournisseur de notification push fourni par Google Ireland Limited, basé à Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande (Google).Finalité du traitement : Notifications de rappels. Il nous est impossible de vous notifier sur vos échéances de rappels et expirations sans avoir accès aux échéances. Nous devons donc extraire cette information qui vous est personnelle afin de pouvoir vous informer lorsqu’une échéance arrive à terme via notre fournisseur de service Firebase. Vous pouvez désactiver ce service manuellement dans votre compte.

f) UXCam : Fournisseur de solutions analytiques, basé à 814 Mission St. 6th Fl, San Francisco, California 94103.Finalité du traitement : UXCam peut enregistrer : Les écrans visités, les modèles d'interaction (tels que les actions sur l'écran, les gestes : tapotements, défilements) et les détails de l'appareil (type, version, modèle, système d'exploitation). Nous utilisons les informations collectées par UXCam pour améliorer notre application. UXCam ne collecte pas d'informations personnelles identifiables et ne suit pas vos habitudes de navigation dans les différentes applications. Pour plus d'informations, veuillez consulter la Politique de confidentialité des informations recueillies par le service UXCam.

g) AppsFyler : est une plateforme d'analyse et d'attribution de marketing mobile SaaS, dont le siège est à San Francisco, en Californie. Finalité du traitement : savoir depuis quelle source vous téléchargez Addmin afin d’affiner nos efforts d’acquisition et faciliter la communication de nos services auprès des utilisateurs les plus susceptibles d’être intéressés.

h) Mailgun Technologies : Fournisseur de solution tiers pour la gestion des adresses emails basé à 112 E Pecan St #1135, San Antonio, TX 78205, États-Unis.Finalité du traitement : Réception d’un document via l’adresse email Addmin. Lorsque vous transférez une pièce jointe PDF sur votre email Addmin, nous faisons appel à notre partenaire Mailgun afin d’assurer la bonne transmission de ce document. Mailgun supprime toute donnée au maximum 7 jours après le traitement et ne traite pas le document autrement que pour le but précité.

i) Mailchimp : Fournisseur de solution de campagne e-mail et relation client sous le nom Mailchimp, basée à 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, Georgia, 30308, est notre partenaire pour les services de relation client et de campagne e-mails. Les données collectées ne sont pas directement identifiables à des utilisateurs

j) Tawk.to : Fournisseur de solutions de relation client sous le nom tawk.to, basée à 187 East Warm Springs Rd, SB298 Las Vegas, NV, 89119. est notre partenaire pour les services de chat et support client. Les données collectées ne sont pas directement identifiables à des utilisateurs.

5. Modalité de la collecte de données

5.1 Contrôle par l'utilisateur

Addmin vous permet un audit personnalisé de votre activité et vous permet en tout temps de créer, suivre et supprimer vos données manuellement, sans processus fastidieux supplémentaire nécessaire ni quelconque validation de notre part.

5.2 Lieu

Afin de garantir la conformité du traitement de vos données, vos informations personnelles sont stockées en Suisse exclusivement auprès de notre prestataire Infomaniak SA. Des données peuvent également être stockées localement sur les appareils que vous utilisez pour accéder aux Services.

5.3 Votre contrôle et l'accès à vos Données

Vous pouvez contrôler vos données personnelles ainsi que la façon dont elles sont collectées, utilisées et partagées. Vous pouvez par exemple :

a) Supprimer définitivement les données relatives à votre compte Addmin ;

b) Gérer votre compte et son contenu et modifier certaines de vos données personnelles ;

c) Télécharger une copie de vos données ;

d) Vous opposez au traitement de vos données personnelles en refusant de donner votre consentement.

6. Sécurité des données

Nous avons mis en place les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour assurer la sécurité des données. Les données personnelles que nous traitons sont sécurisées et leur accès est limité aux personnes qui en ont besoin. Par exemple, toutes les données transitant sur notre site internet sont sécurisées selon les standards en vigueur (HTTPS 256Bit Cryptage).

Afin d’éviter des pertes, vos données sont sauvegardées quotidiennement en « back-up », lequel est conservé durant 2 semaines. Toutes les transactions financières sont sécurisées selon les standards les plus stricts en vigueur et garantissent la conformité aux normes PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).

7. Vos droits

Vous disposez des droits suivants : un droit d’accès, un droit de rectification, un droit à l’effacement, un droit à la limitation du traitement, un droit d’opposition et, dans certains cas, un droit à la portabilité des données et un droit d’introduire une réclamation à l’autorité compétente. Pour exercer vos droits, veuillez nous adresser votre demande par courrier signé, avec copie de votre pièce d’identité, à l’adresse suivante :

Addmin SA
Avenue de Rumine 20
1005 Lausanne
Suisse

Nous nous efforcerons de répondre dans un délai de 30 jours.

Si un traitement des données est basé sur votre consentement, vous pouvez le révoquer en tout temps, pour l'avenir, sans indiquer de motifs. La demande de révocation doit en principe nous être adressée directement en accédant à votre profil ou par email à privacy@admin.com, dans quel cas une marche à suivre vous sera adressée.

8. Modification de la présente Politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de confidentialité.

La version la plus récente sera alors publiée sur notre site Web. Dans le cas où une révision limiterait de manière conséquente vos droits, vous en serez informé par email. Si vous refusez les modifications, vous aurez la possibilité de sauvegarder et d'exporter vos données et votre compte sera supprimé. Si vous ne prenez aucune mesure dans les 30 jours, la politique de confidentialité sera considérée comme acceptée.